Gestão do consultório com número (o método i95D)

Agenda cheia: por que dois consultórios do mesmo porte de cidade têm taxas de comparecimento diferentes?

O que explica a diferença se a cidade é a mesma?

A cidade define o teto esperado, não o resultado real. O método i95D estabelece taxas de comparecimento por porte: cidade pequena 50%, média 40%, capital 30%. Esse número veio de observar 597 alunos em 184 cidades, então ele funciona como régua, não como garantia. Dois consultórios na mesma cidade pequena podem ter 60% e 35% de comparecimento, e a diferença não está no público, está no que acontece entre marcar a avaliação e o paciente sentar na cadeira.

Onde a diferença realmente nasce

A maior parte do problema está na confirmação, não no anúncio. Um consultório que confirma 24 horas antes, pergunta se o paciente ainda tem dúvida e reforça o horário tem comparecimento mais alto do que um que só manda "confirmado para amanhã às 14h". Isso já aparece nos dados de Instagram da Smile: quem chega pela bio e agenda direto tem taxa de 45%, enquanto no formulário quem clica na dor da pergunta fecha mais, 46% contra 7% de quem não clica. O padrão se repete: quanto mais a secretária entende por que aquele paciente marcou, maior a chance de ele aparecer.

Isso está detalhado em o que ela precisa perguntar na confirmação para não perder o paciente. Vale ler com calma, porque é ali que boa parte dos consultórios perde comparecimento sem perceber.

O roteiro de anúncio importa, mas não decide sozinho

Dois consultórios podem rodar o mesmo criativo, no mesmo orçamento, na mesma cidade, e ainda assim ter comparecimento diferente, porque o anúncio traz o contato, não a presença. Esse ponto está bem explicado em por que dois anúncios com o mesmo orçamento trazem números de comparecimento diferentes. O anúncio filtra quem entra em contato; o processo interno decide quem aparece.

Como comparar os dois consultórios na prática

A tabela não é sobre sorte, é sobre rotina. Cidade pequena, com rede de indicação apertada, já perdoa menos falha de processo do que capital. Então o consultório que negligencia a confirmação numa cidade pequena sente o furo mais rápido.

O que fazer quando o número está abaixo da régua

Primeiro, olhar o tempo entre marcar e a data da avaliação. Quanto mais distante, mais chance de o paciente esfriar ou resolver em outro lugar. Segundo, revisar quem faz a confirmação e com que frequência. Terceiro, comparar o resultado com a régua esperada para o porte da cidade, sem comparar com a média nacional, porque capital e cidade pequena têm dinâmicas diferentes, como está em o que é a taxa de comparecimento e por que ela muda com o tamanho da cidade.

Se o consultório já confirma bem e o número continua abaixo da régua esperada, o problema pode estar antes, no tipo de contato que o anúncio está atraindo. Vale medir quantos desses contatos vêm filtrados pela dor específica, e não só pela curiosidade.

No fim, a diferença entre dois consultórios do mesmo porte de cidade quase nunca está no tamanho do público disponível. Está em quem trata a confirmação como etapa do funil, não como formalidade. É esse o próximo ponto a medir no seu consultório: comparar o comparecimento real com o esperado pelo i95D para seu porte de cidade, e descobrir em qual etapa o número está vazando.

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