Gestão do consultório com número (o método i95D)
Quantos contatos preciso gerar por mês para bater minha meta?
Na voz de quem faz · vídeo complementar
Como transformar uma meta da clínica em etapas do funil
Exemplo explicitamente hipotético de transformar meta de faturamento, ticket médio e taxas assumidas em quantidades de fechamentos, avaliações e contatos. Na prática, substituir as hipóteses pelos dados reais da clínica.
Este conteúdo complementa a leitura; não substitui os dados da sua clínica. Relatos individuais e simulações não são promessa de resultado.
Por que contar contato é diferente de contar paciente?
Contato não é paciente. Contato é quem manda mensagem, comenta no post, pergunta o valor. A secretária da segunda de manhã abre o WhatsApp e vê doze mensagens. Só três viram avaliação marcada. Desses três, um comparece. Se esse um fechar, a semana parece boa. Mas o dono do consultório que só olha "quantos fecharam" não sabe onde o funil furou, e o i95D existe justamente para separar cada etapa: contatos, avaliações marcadas, comparecimentos, fechamentos.
Como as taxas de cada etapa mudam a conta?
A cidade pode fazer parte do contexto da clínica, mas não temos aqui uma fonte que sustente taxas universais de comparecimento ou fechamento por porte de cidade. Para planejar, use os dados da própria clínica, com período e definição de cada etapa iguais.
Os percentuais abaixo são hipóteses para explicar a conta, não médias de mercado nem metas recomendadas:
| Simulação hipotética | Comparecimentos / avaliações marcadas | Fechamentos / comparecimentos |
| A | 50% | 30% |
| B | 40% | 40% |
| C | 30% | 50% |
Nas simulações A e C, o produto das duas taxas é o mesmo: 50% × 30% = 30% × 50% = 15% de fechamentos por avaliação marcada. Portanto, para a mesma meta e o mesmo ticket, ambas pedem o mesmo número de agendamentos. Se a taxa de agendamento também for igual, pedem o mesmo número de contatos. Uma taxa de fechamento maior, isoladamente, não prova que a clínica precisa de menos contatos.
Como transformar meta de faturamento em número de contatos?
A conta anda de trás para frente. Primeiro, meta de faturamento ÷ ticket médio = fechamentos necessários. Depois, fechamentos ÷ taxa de fechamento = comparecimentos necessários. Comparecimentos ÷ taxa de comparecimento = avaliações marcadas necessárias. Por fim, avaliações marcadas ÷ taxa de agendamento = contatos necessários.
Cada taxa tem um denominador diferente: agendamento é avaliações marcadas ÷ contatos; comparecimento é avaliações realizadas ÷ avaliações marcadas; fechamento é tratamentos fechados ÷ avaliações realizadas. Use taxas em decimal no cálculo e arredonde quantidades finais para cima.
Exemplo exclusivamente hipotético: uma clínica quer faturar 60 mil com ticket médio de 3 mil. São 20 fechamentos. Se assumirmos 40% de fechamento, são 50 comparecimentos. Se assumirmos 40% de comparecimento, são 125 avaliações marcadas. Esses percentuais não são uma previsão para cidade média ou qualquer outra cidade.
Ainda falta uma informação para calcular contatos: a taxa de agendamento. O número de contatos será 125 dividido pela proporção de contatos que realmente viram avaliações marcadas. Sem esse dado, não é correto chamar os 125 agendamentos de 125 contatos.
Esse tipo de cálculo também ajuda a investigar por que um consultório sente que atende bem, mas não fecha. O funil pode perder pessoas no agendamento, no comparecimento ou no fechamento, tema tratado em Por que meu consultório não fecha mais pacientes?.
Quais dados da própria clínica devem entrar na conta?
Registre separadamente contatos, avaliações marcadas, avaliações realizadas e tratamentos fechados. Defina o período e acompanhe os mesmos contatos ao longo das etapas; misturar contatos de um mês com fechamentos de outro pode distorcer a leitura.
Mantenha visíveis as quantidades por trás dos percentuais. Uma taxa sem período, denominador e amostra identificados não basta para estimar o volume necessário. Se a clínica ainda não tem histórico consistente, trate a conta como simulação e revise as hipóteses conforme os dados forem registrados.
Dados de dentistas que procuram uma escola de gestão não demonstram, por si só, como pacientes agendam ou fecham tratamento numa clínica. Para essa decisão, use o funil da própria clínica.
Como saber se a meta de faturamento está no patamar certo antes de calcular contatos?
Confira como a clínica define seu ticket médio e sua meta: valor contratado, faturado e recebido não são necessariamente a mesma medida. Use uma definição consistente no cálculo e verifique capacidade de atendimento, custos e prazo para executar os tratamentos.
Uma meta maior não deve ser justificada por uma faixa genérica de faturamento atribuída a um site sem pesquisa identificável. Compare a meta com o histórico e a estrutura da própria clínica. A necessidade de capacidade adicional é tema de Quanto devo faturar para abrir uma segunda cadeira?.
Como testar a conta sem confundir simulação com previsão?
Na explicação em vídeo Como transformar uma meta da clínica em etapas do funil, Matheus apresenta um exemplo hipotético que relaciona meta, ticket e taxas assumidas. A utilidade do exemplo está no raciocínio; os percentuais precisam ser substituídos pelos dados da clínica.
Não use a evolução de faturamento de outra pessoa como prova de que este cálculo causou o resultado ou de que sua clínica terá a mesma trajetória. Acompanhe as etapas e revise o planejamento quando o que acontece diferir das hipóteses.
O que fazer com esse número na prática
Ter o número de contatos necessários no papel não muda nada sozinho. Ele muda quando vira rotina de checagem: a secretária confere toda segunda quantos contatos entraram na semana anterior, quantos viraram avaliação, quantos compareceram. Se você quer entender se a rotina de cadeira também está no ritmo certo, o cálculo de quantos pacientes por dia sustentam a meta está em Quantos pacientes preciso atender por dia para o consultório dar lucro?.
Se você quer rodar essa conta com o número real da sua cidade, do seu ticket e da sua meta, isso é assunto de uma conversa de diagnóstico, não de planilha genérica. É nela que a Smile aplica o i95D no seu caso específico e mostra onde o funil está furado hoje.
Perguntas rápidas
O número de contatos é igual em qualquer cidade?
Não necessariamente, mas o porte da cidade não basta para responder. Para a mesma meta e ticket, o volume depende das taxas de agendamento, comparecimento e fechamento da clínica. Combinações de taxas diferentes podem produzir a mesma conversão total.
Contato e avaliação marcada são a mesma coisa?
Não. Contato é a mensagem inicial; avaliação marcada é quando esse contato vira horário na agenda, e nem todo contato chega lá.
Preciso saber meu ticket médio antes de calcular?
Sim, o ticket médio é o que transforma a meta de faturamento em número de fechamentos necessários, e é o ponto de partida da conta inteira.
Se eu não bater o número de contatos, o problema é sempre marketing?
Não. Primeiro verifique se os contatos foram registrados corretamente e se a meta usa taxas e ticket consistentes. Depois investigue geração de contatos, atendimento, disponibilidade de agenda e motivos de perda, sem atribuir a causa a um único número.
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Quer ver esse número na sua clínica?
Uma conversa de diagnóstico de 30 minutos com o time da Smile mostra onde a sua clínica perde paciente.
Conteúdo informativo sobre gestão de consultório. Não substitui avaliação profissional nem promete resultado.